Portalen Schultz Interne Regler er ikke kun et redskab til sagsbehandlerne, selv om det skulle være nok i sig selv. I Københavns Kommunes beskæftigelses- og integrationsafdeling spiller Schultz Interne Regler også en central rolle i forhold til både intern og ekstern revision, fordi portalen med arbejdsgangsbeskrivelser ganske enkelt dokumenterer, hvordan man arbejder i kommunen.
Schultz Interne Regler bruges i forhold til intern revision, hvis der er bestemte arbejdsområder, der volder udfordringer. Her tjekker man som noget helt centralt arbejdsgangsbeskrivelserne i portalen. Thore Bjørnvig uddyber:
”Har vi nu beskrevet arbejdsgangene optimalt, eller er der noget, der skal præciseres eller skærpes? Det er her, vi kan rette op på eventuelle uregelmæssigheder eller uhensigtsmæssigheder. Schultz Interne regler bliver på den måde vores kvalitetssikring af sagsbehandlingen.”
Arbejdsgangsbeskrivelserne i Schultz Interne Regler kan bruges som kvalitetssikring af korrekt implementering af lovgivningen.
Thore Bjørnvig, projektleder og systemekspert, Københavns Kommune
Thore Bjørnvig forklarer, hvordan portalen også bruges i forhold til ekstern revision. Det gør den fx, når Deloitte eller Rigsrevisionen fokuserer på områder i beskæftigelsesindsatsen og tjekker, hvordan forvaltningen håndterer det. Det kan være undersøgelser af bestemte indsatser over for ledige, hvor tilsynsafdelingen beder om et overblik over relevante arbejdsgangsbeskrivelser til Rigsrevisionen – og det kan leveres med Schultz Interne regler.
Det samme gælder, når der bliver bedt om aktindsigt. Thore Bjørnvig nævner jobrotation som et eksempel på en ordning, hvor der på et tidspunkt var uhensigtsmæssigheder, der førte til justerede arbejdsgange. I sådanne tilfælde kan det være af betydning, at man kan gå tilbage og se, hvordan de interne arbejdsgange så ud for fx to år siden. I Schultz Interne Regler har man nemlig mulighed for at se den historik, fordi de tidligere versioner af arbejdsgangene gemmes som historiske. På den baggrund afrunder Thore Bjørnvig med ordene:
”Arbejdsgangsbeskrivelserne i Schultz Interne Regler kan bruges som kvalitetssikring af korrekt implementering af lovgivningen.”
