Vidensmedarbejdere beskæftiger sig med de vigtigste aktiver

20. januar 2021

Hvorfor er videns- og informationsarbejdet vigtig?

Der er mange gevinster ved at sikre og dele viden, fx at man laver færre fejl, man kan være mere produktiv og skabe faglig udvikling. Hvis viden kun sidder i hovedet på medarbejderne og ikke er dokumenteret, så kan det påvirke bundlinjen negativt. Så enkelt er det. I den private sektor er bundlinjen en vigtig driver. Viden er jo faktisk en vare man kan tage betaling for. Derfor giver det mening at dokumentere og sikre viden, så man kan gøre den kollektiv og udnytte de fordele, der ligger i at dele og genanvende den.

Der er også nogle spændende problemstillinger i forhold til videnstab. Tag bare udflytningen af de statslige arbejdspladser. Her er et godt eksempel på, hvordan viden kan blive tabt og tage lang tid at genskabe.

Kan du give nogle konkrete råd til at arbejde med information og vidensdeling, og på faldgruberne?

Start med at afdæk behovene

Vil man skabe værdi med viden, skal men helt praktisk indsamle, registrere og klassificere organisationens viden. Man kan med fordel bruge teknologi som understøttende værktøj, det kan også være med til at skabe god praksis og et præstationslag. På den måde sikrer man, at den individuelle tavse viden bliver kollektiv.

Så skal man sørge for at afdække de konkrete behov. Nogle gange bliver der indsamlet alt for meget viden, og så drukner man i mængderne af information. Derfor skal man have styr på scoopet, dvs. formålet og målet med at samle viden ind. Man skal finde ud af, hvor man er i forhold til at indsamle viden, og hvad skal informationerne bruges til, fx at sikre, at man overholder den gældende lovgivning. GDPR har været en god driver for det her med at holde styr på sine dokumenter. Mange har fået en større bevidsthed om, hvad man må gemme og hvor længe.

Vedligehold den løsning du bruger til at vidensdele

I Danmark har vi en lang tradition for at indsamle viden. Tænk bare på dengang, hvor man begyndte at inddrive skat, og hvor de første arkiver blev etableret. Vi har en god praksis for at indsamle, formidle og strukturere viden, så den kan præsenteres. Udfordringen er at få den viden indsamlet, som medarbejdere har i hovedet, så man får opsamlet den tavse/implicitte viden, der ligger i organisationen. Tidligere brugte man en opslagstavle til at dele viden, så kom intranettet og i dag er der mange andre former for kollaborative digitale værktøjer, hvor man kan strukturere organisationens viden.

Når man stiller et værktøj til rådighed, kan det ende med at sande til, hvis man ikke afsætter ressourcer og penge til at vedligeholde det. Vi kender alle sammen eksempler på et intranet, som er rodet til med gamle nyheder og gammel information, og så mister det værdien. Man kan sagtens galopere afsted med et smart system, men glemmer man at afsætte driftsmidler til vedligeholdelse, bliver det sjældent en succes.

Det nytter ikke at have et system, der kan alle mulige fine ting, hvis det ikke bliver vedligeholdt. Så taber man værdien af sin investering i løbet af ret kort tid, og alle de gevinster man havde beskrevet i sin business case udebliver. Det er et arbejde, der aldrig stopper. Hvis man ikke vedligeholder sine informationer, kan konsekvensen være, at man tager forkerte beslutninger, fordi grundlaget er forkert, og så mister brugerne tillid til systemet. Det kan føre til suboptimering, for så begynder medarbejdere at lægge informationerne mange forskellige steder og organisationens viden bliver defragmenteret. Det bliver noget rod og man ender med en tabt investering.

Når man skal vedligeholde sin viden, skal man være opmærksom på, at viden kan blive for gammel og så skal vi ”smide den ud”. Det er vigtigt at finde ud af, hvor ofte det er nødvendigt at kigge på informationerne, hvis de fortsat skal være relevante og skabe værdi. I medicinalindustrien er de fantastisk dygtige til at sørge for at vedligeholde og opdatere deres dokumentationen. Det handler jo nok om, at det kan påvirke bundlinjen, hvis ikke de har styr på deres viden. I bund og grund kan det komme til at koste virksomhederne rigtig mange penge, hvis der er rod i dokumentationen.

Det vigtige ”hvorfor”

Det er også afgørende, at videns- og informationsværktøjerne understøtter medarbejderens kerneopgaver, så det bliver nemt og meningsfuldt at bruge værktøjerne. I en travl hverdag kan vi nemt glemme ting, og så vender vi tilbage til vores gamle måder at arbejde på. Derfor er det vigtigt at sikre forankring. Man kan måske tale om, at det kan være en fordel at have et fælles billede af, hvad viden er, og skabe forståelse for hvordan og hvorfor man bruger vidensværktøjerne, og det er en ledelsesopgave. Her må lederen op på ølkassen en gang i mellem, og stå på mål for, hvordan vi arbejder og hvorfor.

Så må man nogle gange acceptere, at uanset hvilket system man arbejder med, vil der være nogle begrænsninger, for vi lever jo ikke i en perfekt verden. Men teknologien skal som udgangspunkt understøtte kerneopgaverne. Der kan være god mening i en bestemt arbejdsproces, fx at der ligger lovgivning til grund for den. Min erfaring er dog, at kultur tit er styrende for, hvorfor man gør noget på en bestemt måde og ikke så meget det, at processerne ikke kan være anderledes. I den forbindelse er det vigtigt at være skarp på, hvad de enkelte fagsystemer skal bruges til og hvilke snitfladerne de har.

VIDA startede som en interesseorganisation for arkivarer og arkivpersonale, og I har udviklet jer i takt med at teknologien er kommer ind over faget. Hvordan ser fremtiden ud for vidensmedarbejderne og VIDA?

Jeg synes faktisk, at der er medvind på cykelstien, forstået på den måde, at fx GDPR har bidraget til at flere og flere er blevet opmærksomme på, hvilken værdi viden har for organisationen. Også indenfor stat og kommune er man blevet mere bevidst om værdien af viden. Rigsarkivet er kommet frem i skoene, Forbundet Kultur og Information (tidligere Bibliotekarforbundet red.) er også gået i gang med at efteruddanne i record management, dvs. hvordan håndterer man viden. De fleste ved godt, at det er en vigtig opgave at have overblik over sine informationer og viden. Og mange bruger allerede teknologi til at understøtte opgaven, for teknologien gør information hurtigere at genfinde og registreringen ensartet.

Bevidstheden er også meget større i forhold til de konkrete omkostninger, der kan være på bundlinjen, når viden ikke bliver delt. Det kan fx betyde en bøde fra datatilsynet, det kan koste dig en ordre eller noget helt tredje. Det kan komme til at gøre meget ondt på virksomhedens resultat. Lovgivning og økonomi bidrager til en øget bevidsthed om, hvorfor det er vigtigt at have styr på og dele sin viden.

Når det så er sagt, er der måske stadig en opfattelse af videns-/informationsmedarbejdere som den cerut-rygende dame med knold i nakken, og faget som lidt støvet. Det vil vi gerne ændre på. Vi synes jo, at vores medlemmer beskæftiger sig med virksomhedens vigtigste aktiver, og vi har både fagligheden og kompetencerne til at arbejde med en struktureret tilgang til at sikre og opdatere viden, så den kan skabe værdi for organisationen. Videns- og informationsmedarbejderen kan både være en strategisk og taktisk medspiller i virksomheden, fordi personen kan sparre med ledelsen om en mere strategisk tilgang til viden, og hjælpe med at understøtte den organisatoriske forankring i hverdagen.

I forhold til VIDA, er en af mine kæpheste, at vi skal have fokus på udviklingsmulighederne indenfor faget. Vi skal kigge på, hvad der kan bringe faget videre, og finde ud af hvordan vi kan blive klogere sammen. Lige nu har vi stor fokus på de teknologiske muligheder, som kan være med til at løfte faget. Vi vil også gerne invitere flere ind i vores organisation. Det kunne fx være nogle personer eller faggrupper, som har et ben i et af de fire bogstaver VIDA (Viden, Information, Dokumentation og Arkiv) og som ikke kender vores arbejde.