I denne serie stiller vi skarpt på, hvorfor det noget abstrakte begreb – vidensdeling – har så stor værdi for ikke alene den enkelte medarbejder, men for hele organisationen. Vi spørger en række eksperter og fagpersoner til råds om, hvorfor det er vigtigt og hvordan man bedst muligt arbejder med viden.
Af Mette Marie Callesen, chefredaktør, Schultz
Nu sidder man så her i isolation dag efter dag, uge efter uge, måske måned efter måned, selvom vores statsminister har tændt lidt lys i mørket. Stadig i morgenkåbe, selv om klokken nærmer sig 12. Børnene er pacificeret med hver deres skærm. Den skrækkelige hjemmeskole er udsat på ubestemt tid. Hvornår får de lærere egentlig gang i den fjernundervisning, spørger jeg mig selv. Højt. For jeg er begyndt at tale med mig selv for at bryde stilheden.
Jeg har ellers lige holdt møde på kanalen Teams med min kollega Natascha – en af Schultz’ nye friske kræfter, der stråler gennem skærmen. Natascha fortæller da også, hvordan hun allerede har tilpasset sig den nye virkelighed og synes, det er både nemmere og mere effektivt at holde møder på skærmen. På trods af utallige møder på Teams, Skype, Zoom, you name it, får jeg dog hverken følelsen af effektivitet eller af at have været sammen med mine kolleger. Jeg køber ikke helt den der med sammen, men hver for sig. I hvert fald ikke endnu.
Har jeg nogle gange været træt af mine kolleger? Fordi de taler for højt. Griner for højt. Smasker for højt. Indrømmet: Svaret er ja. Men savner jeg hver og én nu? Ja og atter ja. Savn eller ej ændrer det ikke på, at jeg skal i gang med dagens opgave. Det morsomme er, at den går ud på at skrive noget om vidensdeling. Og her sidder jeg ene og alene i min helt egen silo og deler ikke viden med nogen. Endnu. Men ikke ret meget længere. For min virksomhed Schultz står bag vidensdelingsplatformen Fundament, som fx Ankestyrelsen, Vejdirektoratet og Frederiksberg Kommune bruger til at understøtte deling af viden internt og eksternt. Og jeg har fået en ny rolle.
Det kan vidensdeling bruges til
Selvom jeg til daglig sidder som chefredaktør på Schultz’ faglige magasin Vejlederforum, er jeg også en del af Schultz’ nye redaktion for vidensdeling og er som en anden opdagelsesrejsende ved at æde mig ind på, bid for bid, hvad hulen det her buzzword vidensdeling rent faktisk betyder og kan bruges til. Hvorfor er det så vigtigt at vidensdele? Hvordan gør andre?
Egentlig ved jeg allerede noget netop pga. vores egen platform. Kunderne har allerede fortalt mig, at de er glade for Schultz Fundament, fordi det er en intuitiv platform til at organisere og dele viden – både egne dokumenter og eksternt indhold som love, regler og cirkulærer. Brugerne får nem adgang til den rette viden og får samlet den i én portal. De opnår et bedre overblik og kan være sikre på, at alle bruger den samme version af dokumenterne. Og så fremhæver de den effektive søgefunktion, der sikrer, at man finder præcis det, man leder efter. Så fik I lige lidt reklame, jeg ved det godt. Men det er faktisk det, brugerne siger.
Jeg selv tænker videre over vidensdeling i denne Corona-tid. Alt er forandret. Og for alle os, der sveder over hjemmearbejdet med børn, der larmer (hvis de da ikke ligger bagbundet med en klud i munden), bliver det endnu vigtigere, at vores viden er sorteret, struktureret og organiseret. At jeg ved præcis, hvor jeg kan finde hvad. For jeg har ikke tid til at lede længe efter det, jeg skal bruge. Jeg har heller ikke tid til at arbejde i det forkerte dokument. Og jeg har ikke min yndlingskollega ved hånden, som jeg ellers altid spørger for at være helt sikker i min sag. Jeg glæder mig over, at vi har styr på den del i Schultz – både internt og eksternt. Det er faktisk ikke den del, jeg behøver at bruge krudt på. Tak for det.
Jeg har ikke tid til at arbejde i det forkerte dokument. Og jeg har ikke min yndlingskollega ved hånden, som jeg ellers altid spørger for at være helt sikker i min sag.
Mette Marie Callesen, chefredaktør, Schultz
Den tilgængelige og den tavse
Men et er, at vi i Schultz er virkelig gode til at strukturere og organisere den viden, der er. Men hvad med den viden, der så at sige ikke er der? Den viden, som man kalder tavs viden? Jeg har ladet mig fortælle af en af guruerne på området, Susie Lynge, at man taler om to slags viden.
I Schultz har vi helt klart styr på den ene slags. Det er den, man kalder nemt tilgængelig viden, den såkaldt kodificérbare viden, fx informationsviden, der kan være rapporter, procedurer og regler. Men den anden viden, den tavse viden, som drejer sig om en persons faglige viden eller erfaringer fra succeser og fejl og ikke mindst personlige refleksioner og strategier er også afgørende. Og den tavse viden går tabt, hvis vi ikke vidensdeler. Hvad hvis specialisten siger op – eller lægger sig syg med Corona-virus?
I Schultz skaber vi med platformen Fundament rammerne for den ene slags vidensdeling, informationsviden. Det gør vi med vores teknologi og kompetencer inden for at bygge emnestrukturer, taksonomier og søgefunktion op. Men vi er faktisk også nysgerrige på, hvordan vi skaber rammerne for den anden slags vidensdeling, delingen af tavs viden.
Viden vokser af at blive delt. Det er i hvert fald det, som mange siger. Lad os se, om jeg, du og I har det på samme måde, når vi kommer tættere på vidensdeling.
Mette Marie Callesen, chefredaktør, Schultz
Hvorfor deler vi ikke mere viden?
Alle siger, at vidensdeling er godt. De fleste af os ved også godt hvorfor. Jubeloptimisterne siger, at man øger effektiviteten og opnår bedre resultater. Man sparer tid. Man undgår fejl. Man skaber innovation og udvikling. Så det burde vel give sig selv at skabe rammerne for den slags vidensdeling? Det gør det bare ikke nødvendigvis for alle, heller ikke selvom de gerne vil. Så hvad siger skeptikerne? Hvad er grunden til, at vi ikke vidensdeler mere, end vi gør? Handler det om mangel på tid? Handler det om kultur? Handler det om magt og tillid?
Måske. Det er vigtige spørgsmål at udforske. For at finde ud af, hvordan man bryder barriererne ned. Og skaber en vidensdelingskultur. Hvad er det egentlig for en viden, der skal deles? Og måske først og fremmest, hvad er det for en værdi, vidensdeling skaber? Ja, og hvordan kommer man overhovedet i gang?
Viden vokser af at blive delt
Det er allesammen spørgsmål, der dukker op, så snart man dykker ned i begrebet vidensdeling. Jeg kunne godt tænke mig at være med til at komme med bud på nogle af spørgsmålene i den kommende tid. Ikke alene i min silo – men netop via vidensdeling. Hvorfor opfinde den dybe tallerken, når kloge mennesker allerede har tænkt tanker omkring det og gerne vil tænke med? Hvorfor opfinde det hele selv, når svarene bliver bedre, jo flere vi bidrager. Viden vokser af at blive delt. Det er i hvert fald det, som mange siger. Lad os se, om jeg, du og I har det på samme måde, når vi kommer tættere på vidensdeling. Missionen er at gå fra vidensdeling som buzzword til vidensdelingens betydning og brugbarhed.
Man skal bruge sit netværk, har jeg hørt. Så de første, jeg har allieret mig med til at svare på spørgsmålene, er Pernille Olsson og Susie Lynge. Pernille er min kollega. Hun er en af vores nye stjerner inden for vidensdeling i Schultz. Hun ved alt om den ene slags viden, den informationsviden, som Schultz Fundament indeholder. Hun har lovet mig, at hun kan forklare det, så alle kan forstå det – Pernille gør tavs viden eksplicit. Og så ved jeg, hun og andre kloge kolleger gør sig nye tanker om, hvordan man arbejder anderledes med vidensdeling i vores nye Corona-virkelighed. Forberedelsen bliver endnu mere central. Hvorfor kommer hun til at skære ud i pap for os.
Den anden er Susie Lynge. Susie er en af guruerne inden for den anden slags viden, den tavse viden. Jeg ved det, fordi jeg har læst hendes bog og blogs og har sågar skypet med hende. Egentlig fordi vi i Schultz gerne ville bruge hende til at holde oplæg på et af vores gå-hjem-møder om netop vidensdeling. Vi må af åbenlyse grunde styre vores tålmodighed lidt endnu med det gå-hjem-møde. Men i mellemtiden må vi arbejde med de rammer for vidensdeling, vi har. Og Susie vil gerne dele sin viden med os. Det første, vi gerne vil have hende til at indvie os i, er, hvordan vi kommer i gang med vidensdeling. For vi vil have vidensdeling til at blive til virkelighed. Også selvom den lige nu ser ganske anderledes ud, end den plejer.
